E-Mail-Archivierung

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen
Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen
und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Vorteile

Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Nutzung der E-Mail als Beweis
Der Einsatz einer E-Mail-Archivierung bietet auch den Vorteil, dass die Nutzung von E-Mails als Beweis im Fall von gerichtlichen Auseinandersetzungen unterstützt wird. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge „Urkunde„ oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt. Eine vollständige und manipulationssichere Archivierung verschafft eine optimale Ausgangsposition in solchen Fällen.

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe von MailStore Server können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Technische Vorteile

E-Mail-Server entlasten
E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem Server auf einem gleichbleibend niedrigen Niveau gehalten. Methoden wie die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien werden überflüssig.

Kontrolle über PST-Dateien
PST-Dateien sind fehleranfällig, nur schwer zu sichern und aufwändig zu verwalten. Die Archivierung der PST-Dateien mit MailStore Server löst diese Probleme auf einfache Weise.

One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Die aufwändige Wiederherstellung von Datensicherungen durch den Administrator entfällt völlig.

Wirtschaftliche Vorteile

Schnelle Suche steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.

IT-Kosten reduzieren
Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig. Zudem werden finanzielle Risiken abgefangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können.

Unabhängigkeit und Sicherheit
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht auf lokalen E-Mail-Servern unter eigener Kontrolle, sondern auf den Servern externer Unternehmen im Internet gespeichert. Dies setzt ein Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit dieser Unternehmen voraus. Durch die Archivierung dieser extern verwalteten Daten kann dieses Vertrauen durch eine einfache und wirksame Sicherungsmaßnahme ergänzt werden.

Warum MailStore Server?

Hohe Stabilität MailStore Server, derzeit in Version 9 verfügbar, hat sich über viele Jahre hinweg
zu einem weltweiten Standard für E-Mail-Archivierung entwickelt. In jeder Situation
absolut zuverlässig.
„Wir würden MailStore Server ganz klar weiterempfehlen. Die Lösung ist robust und kann nach einem einfachen und schnellen Setup praktisch ohne Wartungsaufwand betrieben werden.“
Cofely
Hohe
Markterprobung
Über 20.000 Unternehmen aller Größen und Branchen vertrauen auf MailStore
Server.
„Mit MailStore konnten wir unsere E-Mail-Archivierung auf ein System umstellen, das mittlerweile seit anderthalb Jahren einfach nur funktioniert.“
Indianapolis Airport Authority, USA
Niedrige Kosten Niedrige einmalige Anschaffungskosten,geringe Systemanforderungen und die
integrierte Speichertechnologie, die keinen SQL-Server erforderlich macht, minimieren die Gesamtkosten.
"Die einfache Installation und Wartung sowie das gute Preis-Leistungs-Verhältnis machen MailStore sehr attraktiv. Wir können die Software nur empfehlen."
Oberlausitz Kliniken
Kurze
Projektdauer
MailStore Server kann innerhalb kürzester Zeit installiert und verwendet werden. „Die Installation von MailStore war angesichts der Größe des Projekts erstaunlich einfach. Das Feedback unserer Mitarbeiter ist äußerst positiv.“
Landkreis Rostock
Maximale
Flexibilität
MailStore Server unterstützt nahezu alle gängigen E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden. Darüber hinaus können auch sehr individuelle Anwendungsszenarien über die integrierte API umgesetzt werden. „Besonders gut hat uns an MailStore Server gefallen, dass es sich durch seine flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten optimal in unsere Infrastruktur einbinden lässt.“
HIT Handelsgruppe
Kompromisslose
Rechtssicherheit
MailStore Server ermöglicht die Erfüllung aller in DACH relevanten gesetzlichen Anforderungen und wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW PS 880 zertifiziert. „Für uns stand die Rechtssicherheit bei der Entscheidung für MailStore an erster Stelle. Wir wollten die Gesetze erfüllen und damit in Sachen E-Mail-Archivierung auf der sicheren Seite sein.“
Autohaus Boris Becker
Herausragender
Support
Unsere Kunden werden durch ein Team hochversierter Experten beraten und
unterstützt. Wir betreiben keine anonymen Call-Center und arbeiten mit extrem
kurzen Reaktionszeiten.
„Die Testphase verlief reibungslos, wir wurden durch den technischen Support des Herstellers kompetent betreut und konnten die Lösung innerhalb kurzer Zeit produktiv einsetzen.“
Marinello Schools of Beauty, USA